RELACIONES ENTRE TABLAS
Una relación se establece haciendo coincidir los datos de las columnas de clave, normalmente las columnas (o campos) con el mismo nombre en ambas tablas. En la mayor parte de los casos, la relación conecta la clave principal (o la columna del identificador único de cada fila) desde una tabla a un campo de otra tabla.
Para que los datos de las tablas se puedan seleccionar, encontrar y procesar de forma rápida y eficaz, es necesario que las tablas no se encuentren aisladas unas de otras. Las tablas tienen que estar relacionadas con otras formando estructuras relacionales. La relación es una asociación establecida entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Los campos que entran en relación pueden llamarse de distinta manera, pero tienen que ser del mismo tipo de datos. La relación permite al motor de Access, encontrar datos relacionados en ambas tablas. Por ejemplo podemos encontrar NOMBRE, APELLIDO (de la tabla EMPLEADO_PERSONAL), SALARIO, y DÉPART (de la tabla EMPLEADO_LABORAL) de uno o varios empleados.
Antes de hablar de las relaciones hay que entender lo que son los campos clave o llave. Son campos clave los que intervienen en la relación. Es clave principal un campo (o más de uno para claves de campo múltiple) cuyo valor o valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulos o repetidos. Por ejemplo, pueden ser calve principal campos como DNI en una tabla de personas, o CÓDIGO en una tabla de productos. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas. Un campo autonumérico también puede funcionar como clave principal. La combinación de dos o más campos pueden dar una clave principal.
Al crear una relación entre tablas, no es necesario que los campos relacionados tengan los mismos nombres. Sin embargo, deben tener el mismo tipo de datos a menos que el campo de clave principal sea un campo Autonumérico. Sólo puede hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Número si la propiedad Tamaño Del Campo de ambos de los campos correspondientes es la misma. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumeración y un campo Número si la propiedad Tamaño Del Campo de ambos campos es Entero largo. Incluso aunque ambos campos coincidentes sean campos Número, deben tener el mismo valor para la propiedad Tamaño Del Campo.
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